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Optimizar en tiempos de crisis. Hacer más con menos
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Aitor Fernández

La palabra "crisis" en japonés esta compuesta por dos términos: uno significa "peligro" y el otro "oportunidad". Mientras algunos se lamentan porque llueve, nosotros vamos a fabricar paraguas. ¿Sólo paraguas? No, también vamos a fabricar gabardinas. Y botas de agua. ¡Ah! y también sombreros y gorros. Chaquetas y pantalones resistentes al agua, que permitan transpirar. También mejoras en los alcantarillados. Y aislamientos en tejados y paredes. Y mmm... secadores de pelo de bolsillo. Y si llueve mucho, mucho más, también fabricaremos barcos. ¿Quién dijo crisis?


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Esta crisis económica, como todas, viene con oportunidades. Por ejemplo, es la ocasión perfecta para poner en marcha procesos de optimización. Podemos entender el concepto de optimización como un "hacerlo mejor" (reingeniería) y también como un "hacer más con menos", que es de lo que trata este artículo.

Si queremos, podemos separar el "hacer más con menos" en dos componentes: Uno consiste en hacer mas, con los mismos recursos, y el otro consiste en hacer lo mismo, pero con menos recursos. En ambos la clave del éxito será dedicar los recursos a hacer lo importante, sólo lo importante y nada más que lo importante.

¿Como conseguirlo? Empecemos por lo más básico: En la organización personal del tiempo, existen varios métodos para centrarse en lo importante. Uno consiste en hacer una pequeña tabla mental en la que se distingue lo urgente de lo no-urgente, y lo importante de lo no-importante.

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Es decir, que tenemos cuatro posibilidades. Bien, pues una vez que hemos repartido las tareas en esas cuatro celdas de la tabla, nos centramos en lo importante y sólo en lo importante. ¿Por que? Porque lo que no es importante... no es importante. Así que, urgente o no urgente, no importa, si no es importante.

Otro truco que complementa el anterior consiste en elegir un número favorito, entre el 0 y el 59. Por ejemplo, el 13. Y ponernos una discreta alarma en el móvil a cada hora y 13 minutos. Si estamos todo el dia trabajando con el PC, puede ser buena idea crear una "Tarea Programada" en Windows que cada 60 minutos nos avise de alguna forma discreta, por ejemplo, abriendo la calculadora. Esta alarma nos recordará ¿estoy de verdad enfocado en lo importante, o me he perdido por los cerros de Úbeda?

Hay otros métodos. Un amigo me recordaba recientemente un sistema infalible para concentrar los esfuerzos en nuestra parte más productiva. ¿Cuál? Muy sencillo: Eres más productivo cuando no tienes más remedio que serlo. Cuando has sufrido una buena fractura de ligamentos cruzados, o aún mejor, acabas de ser operado de cataratas. Si ahora tardas 20 minutos en escribir un email que normalmente sólo te lleva unos pocos segundos, no tendrás mas remedio que limitarte a los emails verdaderamente importantes.

Pongamos que trabajas en el comercio minorista. Tienes una tienda. Y hoy, por un motivo personal, vas a cerrar casi todo el dia. Imagina los clientes que vas a perder. Supongamos que en vez de la jornada habitual, sólo dispones de cinco minutos. ¿Que puedes hacer en cinco minutos? Pues por ejemplo, escribir un cartel de disculpa y pegarlo en la puerta, aclarando que mañana abrirás con normalidad. Tal vez indicando tu número de móvil. ¿Y si tuvieras media hora? En ese caso podrías contactar con alguno de los clientes habituales. Así les ahorrarías el viaje en balde. Eso siempre se agradece. Hay detalles que los clientes agradecen y nunca olvidan. Tal vez gracias a ello, los has fidelizado para siempre. Has convertido el problema en una oportunidad.

Hemos hablado de las tareas importantes. Muy bien, pero ¿que hago con las otras? Alguien tiene que hacerlas. ¿Estás seguro? Bueno, tal vez podamos prescindir de algunas, de acuerdo. Pero existen otras muchas, que sin ser las más importantes, tienen cierta importancia, y alguien las tiene que hacer ¿Que hago con ellas? Muy sencillo: Delegar. Delegar todo lo posible. Pero, un momento, mis subordinados están también saturados ¿que harán ellos? Lo mismo, concentrarse en lo importante y delegar ¿Y al final de la cadena? Los jóvenes bien preparados llaman a la puerta.

Este artículo fue publicado en M2C Consulting en mayo de 2012

   



Comentarios



2012-09-05 20:42:36
muy interesante articulo muchas gracias, ojala todos pensaran asi




2013-04-08 17:02:13

muy interesante!



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